Aprovação de movimentos através do work flow

Este documento tem por finalidade a parametrização do processo de Aprovação por WorkFlow, de modo que sejam executados processos de Faturamento e Cancelamento de Movimentos, a partir da execução da rotina de Aprovação/Reprovação dos atendimentos no TOTVS Gestão de Relacionamento com Clientes.

Parametrizações Necessárias

- Parametrização completa do Tipo de Atendimento no sistema TOTVS Gestão de Relacionamento com Clientes.
- Parametrização do tipo de movimento para Aprovação por WorkFlow, utilizando o Tipo de Atendimento parametrizado.

Descrição do Processo

Primeiramente, deverá ser feita a parametrização do tipo de atendimento, para que, posteriormente, o tipo de movimento possa ser parametrizado e, assim, a movimentação possa ser criada, permitindo ao Usuário a execução de processos diretamente ao ‘Avançar Etapas’ do Atendimento.

Configuração do Tipo de Atendimento

a) Acessar o cadastro do Tipo de Atendimento no sistema TOTVS Gestão de Relacionamento com Clientes, incluindo um novo Tipo de Atendimento, com as seguintes características principais:

b) Acessar o Menu Anexos | Etapas, criando uma etapa ‘padrão’, para que o Atendimento fique nesta etapa logo após a inclusão do Movimento. Neste exemplo, criaremos uma etapa com o nome ‘Em Análise’ como primeira etapa de um possível fluxo, a qual será transferida para um atendente específico (‘Aprovador’), conforme tela abaixo:

Nesta tela, deverá ser informada a Coligada do Atendente, Localidade e Atendente Inicial da tarefa, para que o sistema encaminhe este atendimento para o Usuário devido. Caso haja a necessidade de utilizar outros meios de repasse de atendimentos, existem outras opções como utilizar o Grupo de Atendentes ou por Fórmula.

c) No Menu Anexos | Etapas, criar uma nova etapa, que seria a etapa para a Aprovação do atendimento. Neste exemplo, criaremos uma etapa com o nome ‘Aprovação’, também transferida para um atendente específico (‘Aprovador’) após a aprovação, porém com a ação ‘Concluído Confirmado’ definida para ser executada nessa etapa, conforme tela abaixo:

Em seguida, criar uma nova etapa, que seria a etapa para a Reprovação do atendimento. Neste exemplo, criaremos uma etapa com o nome ‘Reprovação’, também transferida para um atendente específico (‘Aprovador’) após a aprovação, porém, desta vez, com a ação ‘Cancelar Atendimento’ definida para ser executada nessa etapa, conforme tela abaixo:

Após a definição das Etapas, na edição do Tipo de Atendimento, acessar Menu Anexos | Fluxo de Etapas, criando um novo Fluxo, em que passará da Etapa ‘Em Análise’ para a Etapa ‘Aprovação’, conforme tela abaixo:

Na aba Ações Visíveis, estarão disponíveis as opções de execução de serviços integrados ao sistema TOTVS Gestão de Estoque, Compras e Faturamento, conforme tela abaixo:

Para este exemplo, utilizamos a ação ‘Faturar Movimento Automático’ como execução obrigatória, ou seja, ao aprovar um atendimento, este processo irá desencadear o processo de Faturamento de Movimentos no sistema TOTVS Gestão de Estoque, Compras e Faturamento.

Deverá ser criado um novo Fluxo de Etapas em que passará da Etapa ‘Em Análise’ para a Etapa ‘Reprovação’, conforme tela abaixo:

Na aba Ações Visíveis, estarão disponíveis os serviços integrados ao sistema TOTVS Gestão de Estoque, Compras e Faturamento, o qual selecionaremos o serviço ‘Cancelar Movimento’ com a execução obrigatória, conforme tela abaixo:

Parametrização do Tipo de Movimento

Acessar os parâmetros do Tipo de Movimento que se deseja utilizar para o processo de Aprovação por WorkFlow, navegar até a etapa Work Flow, a qual deverá estar configurada conforme tela abaixo:

O Grupo de Atendimento deverá ter sido criado, com a rotina correspondente ao processo de Aprovação. O Tipo de Atendimento informado é o mesmo configurado nos passos anteriores.

ü Para a utilização do processo de Aprovação por Work Flow, o Tipo de Movimento não poderá estar parametrizado para o Processo de Aprovação do sistema (rotina de Aprovação para Faturamento e Solicitação de Compras). Caso esteja parametrizado, ao tentar parametrizar a rotina de Aprovação por Work Flow, o sistema irá apresentar uma restrição, informando que não podem ser utilizados os dois processos de Aprovação no mesmo Tipo de Movimento.

Visualizando as informações no Movimento e Atendimento

Ao incluir um novo Movimento no Tipo de Movimento parametrizado, a integração entre os sistemas irá gerar um novo atendimento, o qual ficará na Etapa ‘Em Análise’ no sistema TOTVS Gestão de Relacionamento com Clientes. A tela abaixo ilustra o atendimento e seu status:

Ao selecionar a opção ‘Avançar Etapa’ para este atendimento, será apresentada a seguinte tela, onde deverá ser selecionada a condição de conclusão ‘Aprovação’ e, neste caso, será apresentado o campo ‘Ações da Etapa’, conforme tela:

No caso da seleção da condição de conclusão ‘Reprovação’, a tela terá o seguinte formato:

As informações apresentadas neste documento permitem que um Atendimento execute processos relacionados ao sistema TOTVS Gestão de Estoque, Compras e Faturamento, como o Faturamento automático e o Cancelamento do Movimento relacionado ao Atendimento